Text copied to clipboard!
Başlık
Text copied to clipboard!Etkinlik Organizasyon Asistanı
Açıklama
Text copied to clipboard!
Aradığımız kişi, etkinlik planlama ve uygulama süreçlerinde ekibimize güçlü operasyonel destek sağlayacak, detaylara hakim, iletişim becerileri yüksek ve çözüm odaklı bir Etkinlik Organizasyon Asistanı olacaktır. Bu pozisyon; kurumsal toplantılar, lansmanlar, fuarlar, seminerler, konferanslar, özel davetler ve marka etkinlikleri gibi farklı ölçeklerde organizasyonların hazırlık, koordinasyon ve takip süreçlerinde aktif rol almayı kapsar. Adayın, etkinlik öncesi planlamadan etkinlik günü saha desteğine ve etkinlik sonrası raporlamaya kadar tüm aşamalarda düzenli, dikkatli ve proaktif bir yaklaşım sergilemesi beklenir.
Etkinlik Organizasyon Asistanı, tedarikçilerle iletişim kurulması, tekliflerin toplanması, bütçe kalemlerinin takip edilmesi, mekan araştırmalarının yapılması, katılımcı listelerinin düzenlenmesi, davetiye ve kayıt süreçlerinin desteklenmesi gibi görevlerde organizasyon ekibine yardımcı olur. Aynı zamanda zaman çizelgelerinin güncellenmesi, ekip içi koordinasyonun sağlanması, lojistik ihtiyaçların planlanması ve gerekli dokümantasyonun hazırlanması da bu rolün önemli parçalarıdır. Pozisyon, hem ofis içinde planlama disiplini hem de sahada hızlı karar alma ve uygulama becerisi gerektirir.
Bu rolde başarılı olacak kişinin çoklu görev yönetiminde yetkin, yoğun tempoda sakin kalabilen ve değişen önceliklere hızlı uyum sağlayabilen biri olması önemlidir. Güçlü yazılı ve sözlü iletişim becerileri, müşteri memnuniyetine odaklı yaklaşım ve ekip çalışmasına yatkınlık büyük avantaj sağlar. Etkinlik sektöründe deneyim tercih sebebi olmakla birlikte, organizasyon kabiliyeti yüksek, öğrenmeye açık ve sorumluluk almaktan çekinmeyen adaylar da değerlendirmeye alınacaktır.
Pozisyon kapsamında, etkinlik akış planlarının hazırlanmasına destek verilmesi, konuşmacı ve misafir koordinasyonunun yürütülmesi, teknik ekiplerle iş birliği yapılması, dekorasyon ve kurulum süreçlerinin takibi, ikram ve ulaşım gibi hizmetlerin organize edilmesi beklenir. Ayrıca etkinlik sonrası geri bildirimlerin toplanması, raporların hazırlanması ve iyileştirme alanlarının belirlenmesi de görev tanımının bir parçasıdır.
Etkinlik Organizasyon Asistanı olarak, markamızı ve hizmet kalitemizi profesyonel şekilde temsil edecek, ayrıntıları titizlikle yönetecek ve her etkinliğin sorunsuz ilerlemesine katkı sağlayacak bir ekip arkadaşı arıyoruz. Eğer planlama yapmayı seviyor, insan ilişkilerinde başarılı olduğunuzu düşünüyor ve dinamik bir çalışma ortamında kariyerinizi geliştirmek istiyorsanız, bu pozisyon sizin için güçlü bir fırsat sunabilir.
Sorumluluklar
Text copied to clipboard!- Etkinlik planlama süreçlerinde proje ekibine günlük operasyonel destek sağlamak
- Mekan, tedarikçi ve hizmet sağlayıcı araştırmaları yaparak teklif toplamak
- Katılımcı listeleri, davet süreçleri ve kayıt organizasyonunu takip etmek
- Etkinlik takvimlerini, görev listelerini ve zaman çizelgelerini güncel tutmak
- Saha kurulum, karşılama ve etkinlik günü koordinasyon süreçlerine destek vermek
- Bütçe kalemlerini takip ederek harcama kayıtlarının düzenlenmesine yardımcı olmak
- Tedarikçiler, müşteriler ve iç ekipler arasında iletişim akışını sağlamak
- Etkinlik sonrası raporlama, geri bildirim toplama ve dosyalama işlemlerini yürütmek
Gereksinimler
Text copied to clipboard!- Tercihen etkinlik yönetimi, turizm, halkla ilişkiler veya benzer alanlarda eğitim almış olmak
- Güçlü organizasyon ve zaman yönetimi becerilerine sahip olmak
- Yazılı ve sözlü iletişimde başarılı olmak
- MS Office programlarını etkin şekilde kullanabilmek
- Yoğun çalışma temposuna ve esnek saatlere uyum sağlayabilmek
- Detaylara dikkat eden, takipçi ve çözüm odaklı bir çalışma tarzına sahip olmak
- Ekip çalışmasına yatkın ve sorumluluk sahibi olmak
- Tercihen etkinlik, organizasyon veya müşteri ilişkileri alanında deneyim sahibi olmak
Potansiyel mülakat soruları
Text copied to clipboard!- Daha önce destek verdiğiniz bir etkinlik organizasyonunu kısaca anlatır mısınız?
- Aynı anda birden fazla görevi yönetmeniz gereken durumlarda nasıl öncelik belirlersiniz?
- Esnek çalışma saatlerine ve hafta sonu etkinliklerine uygun musunuz?
- Tedarikçi veya müşteri iletişiminde yaşadığınız zor bir durumu nasıl çözdünüz?
- Etkinlik günü oluşan beklenmedik bir soruna nasıl yaklaşırdınız?
- MS Office veya benzeri ofis araçlarını hangi düzeyde kullanıyorsunuz?
